10 шагов к идеальному празднику

Организация и проведение праздника требует серьезной подготовки и массы профессиональных знаний и навыков. Если вы решили, что это вам под силу  - прислушайтесь к советам опытных ивентеров. 


"Я сам себе ивент-менеджер", - решили вы и собрались организовать мероприятие своими силами. 

На что нужно обратить внимание в первую очередь? Предлагаем вашему вниманию 10 шагов в организации любого мероприятия. 



1. Разработка идеи (концепции) мероприятия. 


Чтобы разработать концепцию мероприятия, нужно знать, кто в нем будет участвовать. Это ясно, как белый день. Сколько человек, какого возраста, социального статуса и физической подготовки придут к вам в гости? Только получив ответ на этот вопрос, вы сможете понять, на что нужно ориентироваться при разработке концепции. Очевидно, что для детского Дня рождения больше подойдет веселый утренник с аниматорами, для вечеринки активных молодых людей - квест, для 60-летнего юбилея - "Вечер шарад и танцев". Выберите стиль (или тематику) события. "Лимонная свадьба", "Пиратский утренник", "Вечеринка в стиле Голливуд"  - от тематики будет зависеть и оформление, и развлечения, и даже меню праздника. 




2. Составление предварительной сметы. 


Очень важно определиться с тем, сколько ваше мероприятие будет стоить. На первоначальном этапе вносим в смету  все, что хотим видеть в идеале. Хотите карету и белых лошадей - пишите. Хотите фаер-шоу -пишите. Все равно в итоге придется ужиматься, от чего-то отказываться, что-то заменять...

Для начала разбейте смету на основные графы, например:


-Питание гостей,

-Развлекательная программа,

-Оформление (Декор),

-Оборудование ( Реквизит),

-Транспортные расходы (вам нужно будет ездить по магазинам,чтобы закупать все необходимое для праздника),

-Общие расходы и т.п.


Каждый из пунктов надо заполнить как можно подробнее. Сколько будет стоит угощение, оформление, развлекательная программа и т.д. - все должно быть в смете.



3. Разработка плана мероприятия. 


Не стоит пренебрегать таймингом мероприятия и пускать все на самотек. Мысленно "увидеть" праздник целиком и  расписать его по минутам (часам) очень важно. Необходимо четко прописать, сколько времени уйдет на каждый этап события: сколько будет длиться встреча гостей, сколько застолье и сколько времени займет развлекательная программа. Только тогда вы сможете двигаться дальше...  


4. Разработка сценария мероприятия. 


Работа над сценарием - это самый творческий этап в организации праздника. И один из самых сложных. Грамотно составленный сценарий - это половина успеха. Сценарист должен хорошо знать психологию и методы завлечения аудитории, основы драматургии и принципы работы аниматоров. При этом сценарий должен быть написан в соответствии с концепцией мероприятия. Если вы не сильно опытны в написании сценариев - найдите готовый сценарий для праздника, "опробованный" на реальном празднике.  


5. Детальная проработка развлекательной программы. 


Поиск ведущего на мероприятие, аниматоров на детский праздник или артистов, которые будут развлекать гостей, - это  очень важно.

Даже если вы решите, что справитесь с ролью ведущего самостоятельно, вам понадобятся помощники, которые будут включать музыку или развлекать детей, пока взрослые танцуют. К тому же веселый праздник всегда предполагает определенную шоу-программу. (Если вы считаете, что профессиональные артисты вам не нужны - заранее договоритесь с гостями, что они должны подготовить некое выступление. И устройте "конкурс самодеятельнсоти"))



6. Доработка сметы. 


Поверьте, к этому этапу  вы поймете, что смета, составленная первоначально, мягко говоря, не совсем правильная и необходимо ее полностью переделывать.))) 



7. Технический этап. 


Закупка всего необходимого для проведения праздника - это полноценный этап подготовки. Даже если вы организуете небольшой праздник на 20 человек, ездить по магазинам в поисках всего необходимого все равно придется. (Для этого, кстати, и надо  заложить транспортные расходы).




8. Оформление площадки.


Декор праздника - это не шарики и рисованные от руки плакаты! Пожалуйста, не делайте этого НИКОГДА! Если вы не готовы платить оформителю, заранее выберите зал, который будет отвечать вашим потребностям и закажите отдельные элементы декора для ощущения праздника. (Флористические композиции, тематические картины, подвесные элементы и т.д)


На праздниках, организованных ивент-агентствами, оформлением занимаются профессиональные декораторы. Они заранее выезжают на площадку, рисуют эскиз, согласовывают его с клиентом, а потом берут в работу. Если вы -  опять же - решили, что обойдетесь своими силами  - изучите варианты декора, соответствующие вашей тематике, в интернете и определитесь, что вам подходит.



9. Свет, звук, оборудование. 


Подготовьте и заранее проверьте все музыкальное, световое и транслирующее оборудование. Ваши гости же не будут сидеть в тишине? Заранее составьте плей-лист музыки, которая будет играть на празднике. То же самое можно сказать про свет. Будет ли он "приглушаться" во время танцев или выступления артистов, нужно ли создавать полутьму или цветорисунок в соответсвии со сценарием? Будет ли на мероприятии медиа-экран для трансляции видео? Это тоже надо продумать и предусмотреть.



10.  Проведение праздника.


Ну и самый последний этап - это непосредственно сам праздник. Его успех напрямую зависит от того, насколько внимательно вы отнеслись к предыдущим этапам и смогли учесть все нюансы. Обычно именно здесь выплывают все слабые места. Чтобы непредвиденных моментов не случилось и праздник прошел на высоте,  лучше  обратиться к профессионалам с опытом  в организации мероприятий. Потому что, честно говоря, сложно представить себе человека - "оркестра", который был бы и талантливым сценаристом, и остроумным ведущим, и музыкантом, и декоратором, и менеджером, и  сметы умел составлять, и был при этом был бы ответственным, собранным и супер-работоспособным человеком.))) Гораздо лучше с этими задачами справятся профессионалы.