Добро пожаловать или Как организовать Welcome-зону на мероприятии

Welcome зона - это важнейший элемент любого мероприятия от бизнес-конференций и семинаров, до свадеб и дней рождения, - мы в агентстве "Друзья" уверены в этом на 100%.  Зона приветствия выполняет массу функций. И это не только встреча и ожидание, но и создание нужного настроения. 



Зачем нужна Wellcome-зона


1. Настраивает гостей на нужный лад. 

В ивенте правильный настрой участников и гостей - это уже полдела. И welcome-зона может в этом деле хорошо помочь. Раздаточные материалы на конференции, план рассадки на свадьбе, подробный тайминг на тимбилдинге - все это готовит участников к предстоящему событию. 


2. Помогает переждать ожидание в комфорте.

В Welcome-зоне гости находятся от нескольких минут до получаса. Впрочем, это время может увеличиться в случае опоздания спикера (или молодоженов, если речь о свадьбе). Гости оценят вашу заботу, если проведут это время в комфорте. Однако, не стоит путать wellcome-зону с lounge-зоной, где гости расслабляются. Все-таки мероприятие еще впереди и нужно оставаться в тонусе. Но удобные посадочные места и столики все же должны быть.


3. Знакомит участников события.

Пока гости - надеемся прекрасно - проводят время в ожидании начала мероприятия, они познакомяться друг с другом поближе, а это значительно повысит качество мероприятия. 


4. Создает атмосферу.

Фраза "театр начинается с вешалки" - не случайна. Именно в Wеllcome зоне рождается особое настроение и предвкушение предстоящего события.

 


Чем наполнить wellcome-зону

Оформление приветственной зоны напрямую зависит от типа мероприятия. На конференции она одна, на свадьбе - другая. И все же есть общие черты, характерные для  Wellcom зоны на любом событии: 


-Навигация

Таблички с таймингом, планом мероприятия, рассадкой, схема зонирования территории. 


-Фуршет 

"Приветственный" фуршет с напитками и легкими закусками - это не обязательная часть wellcome зоны. Однако лучше, если небольшой бар вы все же предусмотрите. 


-Развлечения

Фотозона - это самое простое развлечение (и одновременно украшение), которое можно придумать. 

Простая анимация в wellcome зоне тоже выглядит органично.



Зачастую именно зона Wellcome формирует у гостей отношение к событию. И если приветственная зона разочаровала, то в дальнейшем переомить это мнение будет сложно. А вот если сложилось положительное впечатление, то с большой увереностью можно сказать, что гостям и участникам все понравится и дальше.)))